L’audit interno del modello 231 è uno dei principali compiti dell’Organismo di Vigilanza. Tale attività deve essere svolta periodicamente, almeno una volta all’anno.
Nelle aziende dove è presente la funzione di internal audit è importante che vi sia collaborazione con l’Organismo di Vigilanza.

Le modalità attraverso le quali la funzione Internal Audit supporta gli OdV può avvenire a diversi livelli.

Nella fase di implementazione del modello e di aggiornamento.
Ai fini di un migliore e più efficace espletamento dei compiti e delle funzioni attribuiti all’Organismo, quest’ultimo si avvarrà della funzione Internal Audit in quanto dotata di competenze tecniche e risorse idonee a garantire lo svolgimento su base continuativa delle verifiche, delle analisi e degli altri adempimenti di competenza dell’Organismo.

L’Organismo potrà avvalersi dell’Internal Auditing per lo svolgimento dei seguenti compiti:

– assistere l’Organismo nell’attività di predisposizione della mappa delle attività sensibili;

– effettuare la raccolta delle segnalazioni che perverranno dalle strutture della Società e da soggetti terzi. In questo caso, l’Internal Auditing dovrà informare tempestivamente l’OdV del ricevimento di tali segnalazioni;

– ricevere i flussi informativi definiti dall’OdV predisponendo una relazione trimestrale riportante le anomalie eventualmente riscontrate;

– assistere l’OdV nell’analisi del Modello al fine di valutare l’effettiva capacità dello stesso a prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto (adeguatezza del disegno del Modello);

– seguire il follow-up delle proposte di adeguamento del Modello formulato dall’OdV, al fine di verificare l’implementazione e l’effettiva funzionalità delle soluzioni proposte.

Supporto nella partecipazione alle riunioni degli OdV come segretario organizzativo o come membro degli stessi
La funzione Internal Audit e più precisamente il suo responsabile possono svolgere il ruolo di segreteria tecnica dell’Organismo di Vigilanza. Il Responsabile Internal Audit è anche componente dell’OdV.

La funzione di internal audit fornisce un supporto operativo all’Organismo di vigilanza tramite la conduzione di audit di compliance 231, intesi come:

• analisi del mantenimento nel tempo dell’effettività e adeguatezza dei contenuti del Modello;
• verifica dell’effettiva osservanza dei protocolli di controllo previsti dal modello e monitoraggio sull’attuazione delle misure previste;
• verifica che le disposizioni aziendali recepiscano i protocolli di controllo.

Supporto nel coordinamento dei flussi informativi verso gli ODV da parte delle funzioni operative dell’organizzazione
L’Odv nell’espletamento delle proprie funzioni necessita di efficaci flussi informativi da parte delle funzioni operative dell’organizzazione. La funzione internal auditing supporta operativamente l’OdV:

• coordinando la raccolta di dati (ad esempio tramite una casella di posta elettronica dedicata) e dei flussi informativi provenienti dalle direzioni o business unit;
• producendo specifici report di sintesi sui flussi informativi raccolti • riportandoli periodicamente all’organismo

Supporto nelle attività di training/formazione.

Fonte: Alessia Scamaccio – Tesi di laurea – IL MONITORAGGIO DEL MODELLO ORGANIZZATIVO Ex. D.Lgs. 231/2001 NELLE AZIENDE MULTINAZIONALI