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Una delle fasi principali del processo di adozione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo 231 riguarda la sua diffusione e la formazione del personale.

Al fine di essere efficace, la diffusione del Modello deve essere tempestiva e capillare. Il Modello, infatti, deve essere consegnato a tutti i destinatari definiti al suo interno, secondo le modalità che l’azienda riterrà più consone: consegna del documento cartaceo, invio tramite e-mail, consegna di altro supporto elettronico – chiavetta USB o un CD, per esempio – pubblicazione sulla intranet.

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La consegna del Modello e dei suoi allegati deve essere “mirata”, in modo da risultare di semplice comprensione: il suggerimento è quello di consegnare a tutti il Modello nella sua parte Generale (compreso il sistema sanzionatorio) e il Codice Etico, veicolando in maniera selettiva  parti speciali o i protocolli. Questi ultimi possono essere consegnati per “area di interesse”: ad esempio all’ufficio acquisti potrà essere consegnato il protocollo relativo alla gestione degli acquisti, alla funzione Amministrazione verrà consegnato quello relativo alla gestione di contabilità e bilancio, per fare solo qualche esempio. È necessaria un’analisi puntuale per la distribuzione dei protocolli perché ve ne possono essere alcuni che interessano trasversalmente più aree. Si pensi al protocollo gestione degli acquisti di beni, servizi e consulenze: in aziende strutturate di media o grande dimensione la gestione degli acquisti può essere suddivisa per area e la funzione acquisti può essere concentrata su approvvigionamenti di materiali per la produzione, mentre gli ordini relativi a servizi, ad esempio, di manutenzione possono essere affidati a una funzione diversa; in questo caso è necessario far conoscere il protocollo a tutti i destinatari che per varie ragioni possono essere coinvolti nel processo di acquisto.

Molte aziende scelgono, inoltre, di pubblicare il Modello sul proprio sito internet per raggiungere facilmente anche i destinatari “esterni” all’azienda – quali collaboratori a vario titolo o fornitori.

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La fase di comunicazione del Modello e dei suoi allegati deve essere tracciabile: si suggerisce quindi di far sottoscrivere a ciascun destinatario cui è stata consegnata la documentazione una dichiarazione di presa visione che l’azienda terrà agli atti.

La fase successiva è quella della formazione aziendale. Vi sono diverse modalità secondo cui l’azienda può scegliere di formare il personale (formazione in aula, e-learning, etc.); prima di tutto l’azienda deve decidere se effettuare la formazione internamente (se ha a disposizione personale adeguatamente formato e preparato sul tema) oppure rivolgersi ad enti esterni di formazione o consulenti esperti in materia.

La formazione deve essere indirizzata a tutti destinatari del Modello con livelli di approfondimento diversi e personalizzati sulle aree aziendali. Al personale è bene sia spiegata la normativa e ciò che comporta il mancato rispetto della stessa, nonché i controlli che ciascuno dovrà mettere in atto nell’ambito della propria attività lavorativa (contenuti nei protocolli).

Infine, con riferimento al personale neoassunto è bene che l’area personale dell’azienda si organizzi per consegnare la documentazione relativa al D. Lgs. 231/2001 ed effettuare la formazione al momento dell’assunzione.

Fonte – Alavie.it