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L’Organismo di Vigilanza viene nominato mediante delibera dell’organo amministrativo, che ne stabilisce contestualmente il numero e la qualifica dei componenti, siano essi interni od esterni, oltre che la durata dell’incarico conferito ed il compenso.

I compiti, i doveri ed i poteri, e le caratteristiche che l’OdV deve avere, sono contenute all’interno del Modello di Organizzazione. L’atto con il quale, poi, l’Organismo disciplina il suo funzionamento è il Regolamento.

Quindi, affinchè un OdV sia dotato di un proprio Regolamento, è necessario che il Modello contenga quanto meno le linee guida concernenti i criteri di nomina, le cause di decadenza ed ineleggibilità, le eventuali sostituzioni, le mansioni, i poteri, i doveri, le responsabilità, la composizione, la revoca e la cessazione, nonché la modalità di flusso di informazioni tra esso e gli altri organi societari.

Per meglio comprendere la portata di tale documento, il suo contenuto e l’iter approvativo che lo stesso debba seguire per la definitiva adozione, appare opportuno risalire alla fonte che ne ha determinato l’esistenza.
Il D.Lgs. 231/2001 nulla dice rispetto al Regolamento dell’OdV, l’esigua sezione relativa alla individuazione dell’Organismo, infatti, si sofferma solo su alcune caratteristiche che lo stesso debba possedere6. La prima menzione al Regolamento la troviamo nelle prime Linee Guida emanate da Confindustria
A tale proposito è opportuno che l’Organismo formuli un regolamento delle proprie attività (determinazione delle cadenze temporali dei controlli, individuazione dei criteri e delle procedure di analisi, ecc.).

Non è, invece, opportuno che tale regolamento sia redatto ed approvato da organi societari diversi dall’Organismo di cui ci occupiamo giacché questo potrebbe far ritenere violata l’indipendenza dello stesso” che, all’interno del paragrafo riguardante la continuità d’azione, specifica che “la definizione degli aspetti attinenti alla continuità dell’azione dell’Organismo, quali la calendarizzazione dell’attività, la verbalizzazione delle riunioni e la disciplina dei flussi informativi dalle strutture aziendali all’Organismo, potrà essere rimessa allo stesso Organismo, il quale in questi casi dovrà disciplinare il proprio funzionamento interno.

(Estratto da Alert 231 – Il documento completo “Il Regolamento dell’organismo di vigilanza” è disponibile agli abbonati ad Alert 231, il servizio di aggiornamento inerente il D.lgs 231/01
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