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Il Modello organizzativo deve prevedere una procedura di gestione e attuazione dei flussi informativi, con lo scopo di regolare le modalità di  gestione e veicolazione delle informazioni

L’obiettivo dell’attività di reporting è quella di consentire all’odv di essere venire informato relativamente a  fatti che potrebbero determinare una responsabilità dell’azienda/ente ai sensi del d.lgs. 231/2001.

Quali informazioni devono essere contenute nei report inviati  all’ODV?

– Ogni fatto o notizia relativa ad eventi che potrebbero determinare la responsabilità dell’ente ai sensi del d.lgs. 231/2001;

– L’avvio di procedimento giudiziario a carico di dirigenti o di dipendenti ai quali sono stati contestati reati ai sensi del d.lgs. 231/2001;
– Eventuali violazioni del Modello organizzativo o del Codice etico;
– Decisioni che possono modificare l’assetto societario.

I soggetti aziendali che hanno funzioni di controllo devono periodicamente (meglio ogni trimestre) provvedere a informare l’ODV e:
_ dichiarare il livello di attuazione del modello;
_ evidenziare le eventuali criticità nei processi, nonché le inadempienze normative;
_ dichiarare eventuali modifiche nei processi e nelle procedure.

Per quanto concerne i flussi informativi che dall’ODV sono inviati al vertice societario, in genere si adottano tre tipologie di report:

1. report continuativi, in forma scritta, inviati all’Amministratore delegato che, a sua volta, informa il Consiglio di Amministrazione (CdA)
2. report su base periodica al CdA
3. report immediato al CdA nel caso di comunicazione di:

• ogni problematica rilevante sorta nello svolgimento dell’attività;
• comportamenti non in linea con le procedure aziendali;
• necessità di un aggiornamento del modello.

In entrambe le tipologie di flussi informativi,  risulta necessario conservare traccia dell’attività svolta.