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D.lgs 231/01 – Come l’organismo di vigilanza 231 deve gestire i flussi informativi esterni in ambito D.lgs 231/01

17/05/2023 Lascia un commento

Il Decreto Legislativo 231/2001 è una norma del diritto italiano che ha introdotto nel sistema giuridico italiano la responsabilità amministrativa delle società per alcuni reati commessi nell’interesse o a vantaggio delle stesse da parte di soggetti che ricoprono ruoli apicali o subordinati.

L’organismo di vigilanza (OdV) ha il compito di monitorare l’efficacia e il rispetto del modello di organizzazione, gestione e controllo (MOGC) adottato dalla società, e di aggiornarlo in caso di necessità.

Per quanto riguarda la gestione dei flussi informativi esterni, l’OdV deve garantire che l’azienda sia in grado di rispondere in modo adeguato alle richieste di informazioni provenienti da enti esterni, come ad esempio gli organi di controllo, le autorità giudiziarie o altre parti interessate.

Per farlo, l’OdV potrebbe adottare le seguenti strategie:

1. **Definire Procedure Chiare:** L’OdV dovrebbe stabilire procedure chiare per la raccolta, l’archiviazione e la comunicazione delle informazioni relative al MOGC. Queste procedure dovrebbero essere documentate e facilmente accessibili a tutti i membri dell’organizzazione.

2. **Fornire Formazione:** L’OdV dovrebbe garantire che tutti i membri dell’organizzazione siano adeguatamente formati su come gestire le richieste di informazioni esterne. Questo potrebbe includere la formazione su come riconoscere le richieste di informazioni pertinenti, come rispondere in modo appropriato e come documentare le interazioni.

3. **Monitorare Le Comunicazioni:** L’OdV dovrebbe monitorare le comunicazioni esterne per assicurarsi che le informazioni vengano condivise in modo appropriato. Questo potrebbe includere la revisione delle comunicazioni in uscita e l’analisi dei flussi di comunicazione per identificare eventuali aree di miglioramento.

4. **Aggiornamento Continuo:** L’OdV dovrebbe aggiornare regolarmente le procedure di gestione dei flussi informativi esterni per tenere conto delle modifiche alla legislazione, delle modifiche alle pratiche aziendali o di altre circostanze pertinenti.

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Errori comuni nella gestione dei flussi informativi verso l’organismo di vigilanza 231

10/05/2023 Lascia un commento

Errori comuni nella gestione dei flussi informativi verso l’organismo di vigilanza 231

Introduzione

La corretta gestione dei flussi informativi è un aspetto cruciale per le organizzazioni soggette al D.Lgs. 231/01, che disciplina la responsabilità amministrativa delle società. Un elemento chiave è il corretto invio delle informazioni all’organismo di vigilanza, che svolge un ruolo fondamentale nella prevenzione e nel controllo dei reati aziendali. Tuttavia, nella pratica, possono verificarsi alcuni errori che possono compromettere l’efficacia di tale processo. In questo articolo, esamineremo gli errori più comuni nella gestione dei flussi informativi verso l’organismo di vigilanza 231 e forniremo suggerimenti su come evitarli.

1. Mancanza di un flusso informativo strutturato

Un errore comune è la mancanza di un flusso informativo strutturato, che garantisca la tempestiva comunicazione delle informazioni rilevanti all’organismo di vigilanza. È importante stabilire un processo formale per la raccolta, l’analisi e la trasmissione delle informazioni, con indicazioni chiare sui responsabili coinvolti e sui tempi di notifica.

Suggerimento: Definire un protocollo di gestione dei flussi informativi che stabilisca ruoli e responsabilità, nonché le tempistiche per la comunicazione delle informazioni all’organismo di vigilanza.

2. Manca il monitoraggio dei segnali di allarme

Un altro errore comune è la mancata identificazione e monitoraggio dei segnali di allarme che potrebbero indicare potenziali violazioni o comportamenti illeciti. È essenziale istituire meccanismi di rilevamento precoce per individuare eventuali anomalie, come ad esempio un aumento dei reclami o dei contenziosi, cambiamenti improvvisi nei risultati finanziari o segnalazioni di comportamenti non etici.

Suggerimento: Implementare sistemi di monitoraggio che consentano l’individuazione tempestiva dei segnali di allarme, al fine di poterli segnalare prontamente all’organismo di vigilanza.

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