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Come scegliere lo strumento migliore per gestire le scadenze degli adempimenti periodici

Uno dei più diffusi problemi che hanno aziende e consulenti è la gestione delle scadenze degli adempimenti periodici.
Mi riferisco non solo a quelle afferenti all’area contabile (pagamenti, fatture, ecc), ma e soprattutto a quelle relative a:
_ corsi di formazione
_ interventi di manutenzione
_ documenti
_ audit e azioni correttive
_ visite mediche
_ ecc..
Decine e decine di tipologie di adempimenti in cui l’esigenza di gestirne la scadenza, assume una priorità assoluta.

Quali sono gli strumenti che puoi utilizzare per gestire le scadenze periodiche?
Sono tre e si caratterizzano ciascuno per avere punti di forza e aspetti migliorabili.

1) Fogli elettronici in Excel
2) Software in cloud
3) Software installati direttamente sul proprio pc

Vediamo schematicamente quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle tre alternative

1) Fogli elettronici in Excel
La gestione delle scadenze tramite un foglio elettronico in Excel può risolvere tranquillamente esigenze di base, ma non consente di automatizzare ricerche incrociate come ad esempio tra due date, oppure svolgere una ricerca per tipologia di adempimento, o per singola azienda.
Scarica modello di scadenziario in MS Excel

2) Software in cloud
Sul mercato sono presenti numerose soluzioni cloud per gestire le scadenze, alcune delle quali davvero molto interessanti, ma tutte con un grosso limite: la gestione e la conservazione dei dati avviene su un server esterno, determinando così dubbi sulla sicurezza dei dati, e sul fatto che io come utente non abbia poi tutta questo entusiasmo di lasciare i miei dati alla mercè di possibili (anche se remote) azioni di data breach (violazione dei dati inseriti).
Le soluzioni cloud spesso offrono l’invio in automatico dell’avviso della scadenza dell’adempimento (il cosiddetto reminder), tramite sms o email. Questa funzione è molto utile ed è molto richiesta dagli utenti, ma presenta un problema: i filtri antispam presenti sui pc. Ecco che quindi il reminder deve gestito in modo “intelligente”, ovvero l’email di reminder deve essere inviata a un’unica email, verificando che il mittente sia nella rubrica e che non sia “spammato”. Ad esempio il consulente che adotta una soluzione cloud è bene che non inserisca come destinatario degli avvisi di scadenza il singolo cliente, ma una propria email in modo tale da essere sicuro che non vi sia alcun filtro antispam che la possa “rendere invisibiel”.
Un esempio di gestione scadenze adempimenti tramite cloud e reminder tramite email è il servizio Scadenzesicurezza.com

3) Software installati direttamente sul proprio pc
Si tratta di una soluzione scelta da molti in quanto assicura la conservazione e la gestione dei dati inseriti, sul proprio pc o sul proprio server di rete. Generalmente non hanno sistemi di invio tramite sms o email del rimender, ma richiedono da parte dell’uente  l’avvio del software per conoscere per un determinato intervallo di tempo, definibile anche dall’utente, le scadenze degli adempimenti registrati. Spesso il calcolo della nuova scadenza avviene in automatico, così come la possibilità di ricerca scadenze per tipologia di adempimento o per singola azienda,
Un esempio di un software molto diffuso è VERSCA, disponibile in due versioni

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